Hướng dẫn chi tiết quy trình quản trị website: Quản trị trang web, phân chia các hạng mục công việc tối ưu chất lượng, hiệu quả!

Bạn được giao nhiệm vụ quản trị website nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu, làm thế nào để phân công nhiệm vụ cho team một cách hiệu quả? Bảo trì website là thực hiện những công việc gì? Trong bài viết này VietbaiC sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình quản trị website, cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết, từ những bước cơ bản nhất đến cách thức phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Hướng dẫn, giải mãi, giúp bạn không chỉ nắm rõ mình cần làm gì mà còn biết cách làm như thế nào một cách khoa học.

Tại sao quy trình quản trị website lại quan trọng đến vậy?

Website được coi như một cửa hàng online, một nhân viên bán hàng không ngủ nghỉ của doanh nghiệp. Quản trị website một cách chuyên nghiệp bài bản là nhiệm vụ quan trọng để duy trì sự ổn định, bảo mật của trang web và hơn thế nữa là thúc đẩy hoạt động, gia tăng doanh số, tăng trưởng kinh doanh liên tục. Theo các chuyên gia, một website được chăm sóc tốt có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi lên đến 30% so với một website bị bỏ bê. Mỗi phút website chậm tải hoặc ngừng hoạt động, bạn đang đánh mất những khách hàng tiềm năng và làm tổn hại đến uy tín thương hiệu.

Phân loại các hạng mục công việc trong quy trình quản trị website

Quy trình quản trị website thường được chia thành 4 nhóm công việc chính sau:

• Bảo trì & Kỹ thuật: Đảm bảo website luôn hoạt động trơn tru, an toàn và nhanh chóng.
• Nội dung: Xây dựng và cập nhật thông tin giá trị, thu hút và giữ chân người dùng.
• Tối ưu SEO: Nâng cao thứ hạng trên công cụ tìm kiếm, gia tăng lưu lượng truy cập tự nhiên.
• Quảng bá & Marketing: Đưa website đến với đúng đối tượng mục tiêu thông qua các kênh khác nhau.

Thông thường một nhân viên quản trị website có thể là người quản lý, giám sát tất cả các đầu công việc, phân bổ nguồn lực hoặc với những đơn vị nhỏ lẻ, cá nhân thì người dùng sẽ vừa quản lý và thực hiện từng nhiệm vụ quản trị web.

Quy trình quản trị website 6 bước chuẩn cho doanh nghiệp

Một quy trình quản trị website chuẩn được áp dụng thực tế thông thường sẽ bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Sao lưu dữ liệu toàn bộ website (Backup)

Sao lưu định kỳ giống như một bản bảo hiểm cho website của bạn. Trong trường hợp website gặp sự cố kỹ thuật hoặc bị tấn công gây ra sự cố, bạn hoàn toàn có thể khôi phục website về trạng thái ổn định trước đó.

Giải pháp:

Bạn nên thực hiện sao lưu ít nhất một lần mỗi tuần, hoặc ngay trước khi thực hiện các thay đổi lớn cho website.

Bước 2: Kiểm tra và tối ưu tốc độ tải trang

Tốc độ tải trang là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người dùng và thứ hạng SEO. Một trang web mất hơn 3 giây để tải có nguy cơ làm tăng tỷ lệ thoát trang lên đến 40%.

Giải pháp:

Bạn hãy sử dụng các công cụ như Google PageSpeed Insights hoặc GTmetrix để phân tích và nhận các gợi ý tối ưu cụ thể như nén hình ảnh, thu gọn code, tận dụng bộ nhớ đệm… Nhờ đó tốc độ tải trang sẽ được theo dõi, cải thiện đáng kể.

Bước 3: Cập nhật phiên bản mã nguồn, plugin và theme

Các bản cập nhật không chỉ mang lại tính năng mới mà quan trọng hơn là vá các lỗ hổng bảo mật.

Giải pháp:

Hãy đảm bảo rằng hệ thống quản trị nội dung (CMS), các plugin và giao diện của bạn luôn ở phiên bản mới nhất.

Lưu ý: Luôn sao lưu website trước khi tiến hành cập nhật.

Bước 4: Kiểm tra và bảo mật website

Bảo mật là vấn đề sống còn đối với một website. Một website được bảo mật kỹ càng sẽ tránh các sự cố phát sinh gây lộ thông tin của trang web, của người dùng, khách hàng…

Giải pháp:

Là một nhà quản trị web bạn cần thường xuyên quét mã độc, kiểm tra các hoạt động đăng nhập bất thường và cài đặt các plugin bảo mật là việc làm cần thiết. SSL là điều bắt buộc để bảo vệ thông tin truyền tải giữa website và người dùng.

Bước 5: Quản lý và phát triển nội dung

Trong quy trình quản trị website thì công việc xây dựng và phát triển nội dung đóng vai trò quan trọng để xây dựng trang web, thu hút khách hàng và chinh phục các công cụ tìm kiếm.

Các công việc cơ bản trong quản trị và phát triển nội dung bao gồm:

• Viết và xuất bản bài viết mới, cập nhật sản phẩm/dịch vụ.
• Tối ưu hóa nội dung cũ để phù hợp hơn với xu hướng tìm kiếm.
• Kiểm tra và sửa các liên kết hỏng (broken links).
• Xây dựng liên kết nội bộ (internal link) một cách thông minh.

Xem thêm: Cách viết bài content thu hút & chuẩn SEO!

Bước 6: Phân tích và báo cáo kết quả

Sau toàn bộ quy trình xây dựng, phát triển website bạn đừng quên theo dõi, phân tích và cập nhật các báo cáo liên tục.

Giải pháp:

Sử dụng các công cụ như Google Analytics và Google Search Console để theo dõi lưu lượng truy cập, hành vi người dùng, từ khóa đang hiệu quả và các vấn đề kỹ thuật. Dữ liệu phân tích sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kịp thời và dựa trên cơ sở thực tế.

Yếu tố then chốt đảm bảo hiệu quả của công việc quản trị website

Đối với các doanh nghiệp thông thường sẽ có nhiều hơn một người quản lý website, việc thiết lập một quy trình phối hợp nhịp nhàng là vô cùng quan trọng. Làm sao để nhân viên content, kỹ thuật và marketing không làm việc chồng chéo hoặc mâu thuẫn? Làm thế nào để kiểm soát được ai được quyền xuất bản bài viết?

Giải pháp nằm ở việc thiết lập phân quyền người dùng rõ ràng trong hệ thống CMS. Ví dụ:

• Người viết bài (Contributor): Chỉ có quyền viết bài nháp và gửi duyệt.
• Biên tập viên (Editor): Có quyền chỉnh sửa, duyệt và lên lịch đăng bài từ nhiều người viết.
• Quản trị viên (Administrator): Có toàn quyền quản lý, bao gồm cả cài đặt và phân quyền.

Phân quyền, phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng, bên cạnh đó, hãy xây dựng một quy trình làm việc tiêu chuẩn như: Tiếp nhận yêu cầu -> Phân công -> Sáng tạo nội dung -> Duyệt nội dung -> Tối ưu SEO -> Xuất bản -> Đánh giá kết quả. Đảm bảo các công việc được thực hiện tuần tự để phát huy hiệu quả tối ưu.

Kết hợp với đó là sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello hoặc Asana để theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan, dễ dàng.

Checklist công việc quản trị website theo ngày/tháng/quý

Để đảm bảo website luôn vận hành mượt mà bạn cần phân chia các công việc trong quy trình quản trị website một cách khoa học theo tần suất.

• Hàng ngày: Kiểm tra email liên quan đến website, phản hồi bình luận, theo dõi sự cố thông qua các cảnh báo.
• Hàng tuần: Sao lưu dữ liệu, kiểm tra tốc độ website, xuất bản nội dung mới, cập nhật plugin (nếu có).
• Hàng tháng: Phân tích báo cáo hiệu suất (Google Analytics), kiểm tra tỷ lệ thoát và thời gian trên site, rà soát và tối ưu nội dung cũ.
• Hàng quý: Đánh giá tổng thể chiến lược SEO, kiểm tra kỹ lưỡng bảo mật, cập nhật các chính sách mới (nếu có).

Giải mã một số câu hỏi thường gặp về quản trị website

Thời gian dành cho việc quản trị website mất bao lâu?

Điều này phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của website. Một blog cá nhân có thể chỉ cần 2-3 giờ/tuần, trong khi một website thương mại điện tử lớn có thể cần một đội ngũ làm việc toàn thời gian.

Tôi có cần cung cấp tài khoản quản trị khi thuê dịch vụ?

Điều này tùy thuộc vào mức độ tin tưởng và thỏa thuận giữa hai bên. Nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thường có giải pháp để thực hiện công việc một cách an toàn mà không cần quyền quản trị cao nhất, hoặc họ sẽ cung cấp các báo cáo minh bạch để bạn hoàn toàn yên tâm.

Làm thế nào để đo lường hiệu quả của quy trình quản trị website?

Các chỉ số chính cần theo dõi bao gồm: thứ hạng từ khóa, lưu lượng truy cập tự nhiên, tỷ lệ chuyển đổi, thời gian tải trang, và tỷ lệ thoát. Sự cải thiện của các chỉ số này theo thời gian chính là thước đo hiệu quả rõ rệt nhất.

Trên đây VietbaiC đã giải mã chi tiết từng bước, từng công việc trong quy trình quản trị website. Bạn còn câu hỏi, băn khoăn nào khi thực hiện công việc quản trị web hay không?

Hoặc nếu bạn không có thời gian, chưa có kinh nghiệm cần một đơn vị chuyên nghiệp đồng hành mình trong quy trình quản trị và vận hành trang web đảm bảo hiệu quả. Hãy liên hệ ngay VietbaiC – chúng tôi cung cấp dịch vụ quản trị website chuyên nghiệp giúp bạn quản trị, kiểm tra cho đến vận hành trang web một cách hiệu quả nhất!

Liên hệ tìm hiểu ngay về dịch vụ quản trị website tại VietbaiC qua hotline: 0901072835.